Prozessanalyse  und -optimierung

Prozesse analysieren heißt, Schwachstellen erkennen 

cobiz analysiert und optimiert Geschäftsprozesse

Unternehmen müssen im Wettbewerb unter erschwerten Rahmenbedingungen bestehen und gleichzeitig Wettbewerbsvorteile sichern. Kundenanforderungen verändern sich ebenso wie  Wettbewerbsbedingungen (die Schnelllebigkeit im digitalen Zeitalter ist nur einer der Aspekte, die hier zum Tragen kommen). Das bedeutet steigende Komplexität und stetige Veränderung nach innen.

Um erfolgreich zu sein, sind effiziente Unternehmensstrukturen und deren stetige Hinterfragung erforderlich, verbunden mit einer möglicherweise notwendigen Anpassung. Jeder Prozess hat einen bestimmten Zweck und soll vorgegebene Ziele erreichen. Aber: keine Prozesse ohne Schwachstellen. Haupt- und Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette müssen regelmäßig und kritisch auf ihren Zielbeitrag - insbesondere auf Qualität, Durchlaufzeit oder Kosten und optimale Nutzung und Auslastung der betrieblichen Ressourcen - geprüft werden.

cobiz entwickelt Konzepte zur Strukturierung, Steuerung und Kontrolle Ihres innerbetrieblichen Zusammenspiels. Wir unterstützen Sie bei der Analyse der Wirtschaftlichkeit Ihrer Abläufe. Dabei erkennen wir Schwachstellen wie auch Potenziale und setzen dort an, wo sich große Probleme zeigen oder wo Verbesserungen die besten Effekte bringen.

Unser Ziel ist die Optimierung Ihrer betrieblichen Prozesse und der effiziente Einsatz Ihrer Ressourcen zur Ausschöpfung von Optimierungs- und Kostensenkungspotenzialen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.

Warum müssen Prozesse und Strukturen angepasst werden?

Prozesse sind darauf ausgerichtet, eine bestimmte Menge an Arbeit zu bewältigen. Wenn das Unternehmen erfolgreich ist und wächst, kann die Arbeit aber so zunehmen, dass sie mit den etablierten Prozessen und vorhandenen Strukturen nicht mehr zu schaffen ist.

Stapel und Warteschlangen, überflüssige Informationen, veraltete Informationen, manuelle Nacharbeit, häufige Rückfragen, unklare Anweisungen und vieles mehr sind Zeichen dafür, dass Abläufe unklar sind, etwas nicht  läuft. Ursachen dafür sind z.B.

• Die als Prozessunterstützung eingesetzte Technik funktioniert nicht zuverlässig.
• Mitarbeiter sind nicht ausreichend qualifiziert oder engagiert für ihre Aufgaben. Es fehlt an Wissen,    Erfahrung oder Konzentration.
• Materialien, Bauteile oder Informationen sind als Ressourcen mangelhaft, haben Fehler, sind unvollständig, passen nicht.
• Die Anweisungen für die Prozessdurchführung sind nicht korrekt, passen nicht zum Prozesszweck, sind nicht auf die übergeordneten Ziele ausgerichtet oder die einzelnen Prozessschritte sind nicht aufeinander abgestimmt
• Die Rahmenbedingungen sind dem Prozessablauf nicht zuträglich. Ziele ändern sich ständig, es treten Störungen auf, Budgets sind zu knapp oder andere Einflüsse machen sich bemerkbar (Hitze, schlechte Luft, Lärm).
• Verantwortlichkeiten oder Eskalationsstufen sind nicht eindeutig definiert.
  

Gründe für einen nicht funktionierenden Prozess können auch im Umfeld der Abteilung oder des Unternehmens liegen. Veränderungen am Markt, veränderte Kundenanforderungen oder Wettbewerber zwingen das Unternehmen, Prozesse neu auszurichten. Auch geänderte rechtliche Bedingungen, neue Techniken, ein Wechsel der Geschäftsleitung mit anderen Unternehmenszielen können Ursache sein, dass Prozesse nicht mehr greifen.

Prozessanalyse ist eine kontinuierliche Aufgabe der Unternehmensführung. Es ist aber in der Praxis neben anderen Aufgaben kaum möglich, alle Prozesse im Blick zu haben und ständig zu optimieren. Hier unterstützen wir gern.