Organisation ist geräuschlose Unterstützung der Wertschöpfungsprozesse
Eine Grundvoraussetzung für unternehmerischen Erfolg ist eine funktionierende Organisation. Wenn Unternehmen wachsen, laufen Prozesse noch vielfach auf Zuruf, das Hauptaugenmerk gilt der Erzielung von Umsätzen. Alle Abteilungen im Unternehmen unterstützen dieses Bestreben. Eine Struktur in den Abläufen und eine wertschätzende, gemeinsame Unternehmenskultur ist aber nie geschaffen worden oder durch das Wachstum zur Unkenntlichkeit verkommen. Es ist eine anfällige Struktur entstanden, die vom Engagement Einzelner lebt und keine geregelten Zuständig- oder Verantwortlichkeiten aufweist.
Über diese Wachstumsphasen hinaus sind Unternehmen seit Jahren steigendem Veränderungs- und Wettbewerbsdruck ausgesetzt:
• Internationalisierung der Märkte
• Marktanteile gehen an „Discount“- und Online Anbieter
• Beratungs-, Service- und Produktqualität muss optimiert werden
• Durch ständig neue Regularien wird Veränderungsbedarf geschaffen
Stetig steigt der Druck, Kosten zu reduzieren. Irgendwann sind aber alle Kosten gesenkt und alle Möglichkeiten von Preiserhöhungen genutzt. Spätestens dann müssen Prozesse und Verfahren nachhaltig optimiert werden, fehlende Organisation kostet Geld. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Optimierung der Geschäftsprozesse bzw. Arbeitsabläufe. Das ist auch häufig der Einstieg in ein Qualitätsmanagement.
UMSETZUNGSORIENTIERTE BERATUNG
Wir erarbeiten für Sie ein individuell abgestimmtes Organisationskonzept und unterstützen Sie umfassend bei der Umsetzung .
ANALYSE
Zunächst analysieren wir systematisch alle relevanten Bereiche des Auftragsdurchlaufes bzw. Wertschöpfungsprozesses mit dem Fokus auf eine Identifikation von Schwachstellen:
• Analyse der Organisationsstrukturen und Prozessabläufe
• Aufgabenanalyse
• Anzahl der Beteiligten am Prozess
• Bearbeitungsdauer, Durchlaufdauer
• Kostenanalysen der jeweiligen Bereiche des Geschäftsprozesses
Die Geschäftsprozesse werden nach unterschiedlichen Kriterien analysiert. Diese können sein:
• Wirtschaftlichkeit
• Kundenfreundlichkeit
• Organisationssicherheit
• Qualität
OPTIMIERUNG
Daraus erstellen wir Handlungsoptionen zur Verbesserung der Rentabilität erkannter Schwächen und entwickeln maßgeschneiderte Optimierungsvorschläge:
• Erarbeitung von Konzepten und Pflichtenheften
• Erstellung und Umsetzung von Organisationskonzepten
• Erstellung von Anforderungsprofilen
• Erhebung und Optimierung von Prozessen
• Reduzierung der Bearbeitungsdauer
• Erstellung und Optimierung von Weisungsbefugnissen
• Optimierung des Formularwesens
• Notwendige/mögliche Veränderungen durch IT-Einsatz
• Steigerung der Leistungsqualität
• Mitarbeiter-Schulungen/Workshops
EINBEZIEHUNG BETEILIGTER
Bei der Analyse und bei der Umsetzung beziehen wir Mitarbeiter/innen als aktive Partner mit ihren Fähigkeiten, Stärken, Kompetenzen und Erfahrungen ein und beteiligen sie an der Erarbeitung von Lösungen. Nur so kann eine erfolgversprechende Analyse von Schwachstellen und Praxisausrichtung der Lösungen erarbeitet werden. Dies gewährt bei Betroffenen Akzeptanz und eine Realisierungsfähigkeit, kurze Umsetzungsphasen und optimale Ausrichtung auf die zu bewältigenden Aufgaben. Auch vermittelt es den Blick für das „Große und Ganze“.
UMSETZUNGBEGLEITUNG
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung des Veränderungsprozesses durch bspw. Steuerung des Projektes, Moderation bei Veranstaltungen, Übernahme von Einzelaufgaben bis hin zur Ausarbeitung von Formularen, Mithilfe bei der Auswahl geeigneter Software.
EVALUATION
Zu gegebener Zeit nach Einführung der Umstellung überprüfen wir den Umsetzungsstand und messen den Erfolg des Organisationsentwicklungsprozesses:
• Aufzeigen ggf. vorhandener Veränderungshindernisse und -hemmnisse
• Entwicklung sinnvoller Lösungsstrategien und Korrekturen
DOKUMENTATION
• Dokumentation/Darstellung der Geschäftsprozesse
• Erstellung eines Unternehmenshandbuches
QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEME
Unternehmen müssen Maßnahmen zur Qualitätssicherung implementieren. Gefordert sind ein konstantes Qualitätsniveau z.B. durch Motivation und Schulung von Führung und Mitarbeitern. Die Erarbeitung, Einführung und Aufrechterhaltung eines QM-Systems bringt mit sich
• Transparenz der Strukturen und Prozesse/Abläufe
• klare Verantwortungs- und Kompetenzregelungen für jeden Mitarbeiter
• Prozessbeherrschung, Fehlervermeidung
• Reduktion der Risiken, Korrektur der Fehlerursachen
• Kostenreduzierung, Durchlaufzeitverbesserung
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Steigerung der Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit
• Verbesserung des Images
• Konkretisierung der Ziele
• (Weiter-)Entwicklung eines Kennzahlensystems
• Geschäftsprozess- und Schnittstellenoptimierungen